Checkliste Büroumzug: So bereiten Sie sich auf einen Büroumzug vor

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In jedem kleinen Unternehmen kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem der Inhaber entscheiden muss, ob er sein Büro erweitern oder verlegen will. Die Vergrößerung der Bürofläche ist oft kostspielig, und der Umzug kann für die Mitarbeiter störend sein.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie zur Vorbereitung eines Büroumzugs unternehmen sollten:

Definieren Sie Ihren demografischen Bedarf:

Was sind die Bedürfnisse Ihrer Kunden? Wenn Sie Ihre Bürofläche vergrößern müssen, benötigen Sie vielleicht einen Standort in der Nähe einer Autobahnausfahrt oder in der Nähe von Schulen und Einkaufsmöglichkeiten. Bestimmen Sie, wie viel zusätzlichen Raum Sie benötigen. Sie können sich bei Coworking Space Wien ein paar Beispiele ansehen.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller aktuellen Büroeinrichtungen:

Suchen Sie nach älteren Möbeln oder Geräten, die verkauft oder recycelt werden können. Stellen Sie außerdem fest, was genutzt wird und was nicht – wenn es ungenutzten Platz im Büro gibt, notieren Sie sich diesen. Die meisten Büroartikel können an Ihrem neuen Standort gelagert werden. Eine Liste der Gegenstände ist auch eine gute Idee, falls Sie einen Spontankauf tätigen oder sich von Gegenständen wie alten Computern und Möbeln trennen wollen.

Holen Sie einen Kostenvoranschlag für den Umzug ein:

Lassen Sie einen Experten zu Ihrem derzeitigen Standort kommen und die vorhandene Einrichtung begutachten. Erkundigen Sie sich, ob Sie mit zusätzlichen Materialien Geld für den Umzug sparen können, z. B. mit Einweg-Umzugsdecken anstelle von Umzugskartons. Sie können sich auch auf von Experten empfohlenen Websites wie Büroraum mieten Wien nach Umzugsideen umsehen.

Sammeln Sie Informationen zum Mietvertrag:

Prüfen Sie sorgfältig Ihre aktuellen Mietverträge – kaufen Sie Ihren Mietvertrag aus oder verhandeln Sie über eine niedrigere Miete.

Schließen Sie einen Vertrag für Umzugsdienstleistungen ab:

Notieren Sie sich die Größe und den Umfang des Auftrags. Bestimmen Sie die Anzahl der Umzugshelfer, den Zeitpunkt des Umzugs und die Vorbereitungszeit, die Ihnen zur Verfügung steht, um einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Planen Sie die Umzugslogistik mit den Umzugsunternehmen im Voraus und berücksichtigen Sie dabei die Raumaufteilung, die Wege zum Aufzug, den Zugang zu den Geräten und den Verkehrsfluss sowie einen guten WLAN-Empfang und die Nähe zu Essensmöglichkeiten.

Sammeln Sie Ausrüstung:

Richten Sie für alle elektronischen Geräte, die Sie aufbewahren müssen, einen Arbeitsbereich ein. Halten Sie Umzugskartons in der Nähe bereit, damit die Umzugshelfer wissen, wo sie die Gegenstände abholen müssen. Wenn Ihr Unternehmen diese Gegenstände nicht mehr benötigt, teilen Sie ihnen mit, wann sie zurückkommen können.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über ihre Umzugsbedürfnisse informiert sind:

Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass sie sich möglicherweise einen neuen Arbeitsplatz suchen müssen, wenn sie gezwungen sind, ohne Vorankündigung umzuziehen. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter über Leistungen wie Kranken- und Lebensversicherung informiert sind. Manche Unternehmen bieten Umzugsanreize, um Mitarbeiter zu halten.

Setzen Sie sich mit den Kunden in Verbindung:

Kümmern Sie sich um ausstehende Aufträge oder stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, was mit ihrem Konto geschieht.

Sammeln Sie Steuerinformationen:

Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind, wenden Sie sich an Experten für Steuerplanung und Steuererklärungspflichten. Ein schneller Überblick kann Ihnen grundlegende Informationen darüber liefern, wie das Finanzamt Unternehmensumzüge beurteilt und ob Sie während des Umzugs Steuern auf etwaige Vermögenswerte zahlen müssen. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass es in jedem Bundesstaat und sogar in jedem Bezirk Ausnahmen gibt.

Abschließend sei gesagt, dass es eine gute Idee ist, sich vor dem Umzug an einen Steuerexperten zu wenden. Ein erfahrener, zugelassener Wirtschaftsprüfer oder Steueranwalt kann Ihnen den richtigen Rat geben und Ihnen helfen, alle Probleme zu verstehen.

Wenn es um einen Umzug geht, ist es manchmal besser, nach Ermutigung statt nach Kritik zu suchen. Wenn Sie positive Kommentare zu Ihrem Büroumzug hören, können Sie sich inspirieren lassen und neue Wege finden, Ihre Mitarbeiter und andere Geschäftspartner zu motivieren. In Zeiten wie diesen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen. Ein Büroumzug kann für jemanden, der noch nie damit zu tun hatte, sehr stressig sein, ganz gleich, ob es sich um ein Heimbüro oder nur um einen Raum in einem bestehenden Gebäude handelt.

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